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9 septiembre, 2026

La Corte Suprema ratifica el límite de 5 años para conservar documentos laborales y revierte carga de la prueba

Recientemente, la Segunda Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria de la Corte Suprema mediante la Casación Laboral N.° 3579-2025-La Libertad, establecio como doctrina jurisprudencial de obligatorio cumplimiento un límite temporal estricto para la conservación de la documentación laboral y definiendo sus efectos en materia probatoria.

Para comprender el impacto de este fallo, debemos recordar la base normativa. El Decreto Legislativo N° 1310 ya había fijado que los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago económico solamente hasta cinco años después de efectuado el desembolso. En la misma línea, respecto al control de tiempo, la norma exige que los empleadores deben conservar los registros de asistencia hasta por cinco (5) años después de ser generados. 

Históricamente, la Corte Suprema había respetado este límite (Casaciones N° 30243-2018, 8817-2020 y 54396-2022). No obstante, el 27 de mayo de 2026, la Cuarta Sala emitió la polémica Casación N° 36773-2023-La Libertad, la cual obligaba a los jueces a exigir al empleador la demostración del pago de sobretiempo más allá de los cinco años, fijando en la práctica una obligación de archivo perpetuo no prevista en la ley y vulnerando el deber de colaboración razonable en el proceso.

Con la nueva Casación N° 3579-2025-La Libertad, la Corte Suprema corrige el rumbo y retoma el criterio legal: las empresas solo están obligadas a conservar los libros, constancias, boletas y registros de asistencia y sobretiempo por un periodo máximo de cinco (5) años desde su emisión.

Impacto en la Empresa y Efecto Probatorio

Esta nueva doctrina vinculante genera un alivio inmediato para las áreas de RRHH y Contabilidad. El mayor impacto se da en el terreno judicial: vencido el plazo de 5 años, si la empresa ya no conserva la documentación, no opera ninguna presunción legal en su contra.

Es decir, se invierte la carga probatoria. Si un demandante reclama el pago de horas extras, vacaciones o comisiones de hace 6 años o más, recae plenamente sobre él la carga de demostrar la existencia de dicho derecho impago, eximiendo al empleador de la «prueba diabólica» de exhibir documentos que la propia ley ya le permitía destruir.

Si bien esta casación protege a la empresa en sede judicial, debemos ser cautos en el ámbito administrativo. SUNAFIL no puede multarlo por no exhibir registros de asistencia o planillas con antigüedad superior a los 5 años desde que fueron generados. Sin embargo, si dentro de dicho periodo de 5 años el empleador no pone a disposición de la Autoridad Administrativa de Trabajo la información del registro de control de asistencia cuando le sea solicitada, incurrirá en una infracción sancionable.